國泰世華銀行

以文件協同為基礎與核心 打造高效率的IT專案管理系統

為執行更有效率的IT專案管理，重視內容資產與經驗傳承的國泰世華銀行決定導入 Interwoven WorkSite MP協同式文件管理解決方案。

IT專案需求觸動導入契機

一直以來，國泰世華銀行資訊總管理處因無統一控管的平台，各系統的文件未集中控管，使IT工作交接程序較為繁瑣。國泰世華銀行資訊總管理處指出，公司內部有許多大大小小的IT專案同時進行，如何管理複雜專案執行過程中所產生的文件和Email、有效統籌所有專案的進度，以及保存有價值之專案經驗，向來是IT部門亟欲解決的一大挑戰。

正因為深刻體認到此一IT營運瓶頸，正逢有大型系統專案即將啟動的契機，資訊總管理處迫切需要建立專案過程的能見度、保存開發過程中的完整紀錄，同時也為專案成員提供理想的虛擬工作空間、同步化所有資料，因此決定導入Interwoven WorkSite MP協同式文件管理解決方案。

文檔統合、專案管理，兩全其美

國泰世華銀行的Interwoven WorkSite MP導入專案共分為二階段，第一階段的重點放在「文件管理」，也就是把資訊總管理處各部室數量龐大且類別複雜的文件都整合到同一平台上，導入作業自去年六月開始，同年十月即完成上線。第二階段的焦點則在於「專案管理」，主要任務在建置新核心系統的樣版（Template），亦已於今年三月正式上線。

在應用上，國泰世華銀行對Interwoven WorkSite MP佈局則分為二大領域。一是「全處共用區」。當中收錄各部共用的表單、格式、系統文件、政策規範等，可供同仁依照工作需要在符合個人授權的前提下自由分享取用。通常開放端系統與後台系統之間的往返都是通過電文，要想讓負責的同仁能跨不同部門迅速掌握系統的規格，就必須透過一個集中規格文件的資料貯藏庫。

第二個應用領域是「各部門工作區」。資訊總管理處以「部」為單位來設定工作空間，只要是該部的人員都可以從特定首頁連結進入虛擬工作區域；但是，由於在 IT 專案進行的過程中，團隊成員會需要一個虛擬的工作區與統一的溝通平台，以順暢彼此的溝通，同時也能針對關鍵性的內容及議題，進行有效率的資訊分享與協同合作，所以為保持個別專案或組織運作的效率及靈活度，在每一個工作空間下再藉由頁籤來區分「工作小組」。

Interwoven WorkSite MP在資訊總管理處內部全面導入，目前已是所有IT人員向資訊長進行報告及製作專案報告的必備工具。現在這套系統的使用人數約有二百多人，而同時間管理的專案數量通常在五十至六十個之譜，最多時候更接近百個專案。

Why Interwoven？

資訊總管理處表示，原先的專案管理系統功能已經不敷使用，但是坊間的專案管理解決方案多傾向於資源管理，但由於每位資訊人員原本就已經分配好個人該負責的工作，因此性質上並不合用；加上資訊總管理處內部專案運行的產出以文檔為主，恰巧正計畫導入文件管理系統，所以便研擬將這兩套系統整合在一起的可能性，而且在確定可行之後，開始積極尋求合適的方案產品。

資訊總管理處認為坊間常見的純文件管理產品，由於欠缺協同運作的功能設計，因此並不符合需求，而知識管理領域的產品也因在協同作業方面的能力仍嫌不足而被迫放棄。最後，國泰世華銀行資訊總管理處選擇了Interwoven WorkSite MP協同式文件管理解決方案。

資訊總管理處指出，國泰世華銀行需要的是一套能夠同時管理「過程」與「文件」的系統，而Interwoven WorkSite MP以完整的文件管理功能為基礎，提供了單一的資料擷取入口；並同時整合了協同合作的機制，為團隊合作創建了容易使用的平台環境，專案負責人能設定團隊成員，並賦予權限，再結合共用行事曆、議題追蹤、討論記錄及文件資料夾等核心元件，奠定專案協作的最佳基礎，加上工作流程控管、商業流程自動化的能力，因此是最適合國泰世華銀行資訊總管理處的專案管理工具。

IT專案管理，四效合一

這個導入計劃，讓國泰世華銀行資訊總管理處落實了「文件管理」、「協同合作」的規劃初衷，也奠定了效率化「工作流程」以及紮根「知識管理」的基礎。

Interwoven WorkSite MP能夠以安全及符合成本效益的方式，讓同仁們共用及發佈重要的文檔內容。不僅是開發、載入/取出、檢閱、傳送、核准與保存等基礎的文件管理功能，它的版本控制、檢索及搜尋、安全控管、狀態變更與新文件通告等重要進階功能，也有助於企業內部的知識分享。

而Interwoven WorkSite MP可讓相關人員針對同一份文件去進行互動的協同作業，更讓使用者可以去建立專案、並管理細節內容，因此即便是分散各地的團隊，都可以透過專案網頁來緊密共事，除了有益於建立專案協同合作和文件管理的依循標準，也能夠將必要關鍵流程予以自動化，達到精簡有效率的目的，對於企業的管理有很大的幫助。

資訊總管理處尤其推崇導入Interwoven WorkSite MP對於撙節企業營運成本的效果。首先，是儲存成本的降低，因為從此之後文件不再散佈四處、平白耗費儲存空間。

其次，則是管理效率的提升，這是因為所有正確的內容都被統一儲存在整合的平台上。過去專案進行階段常因為文件版本不一而產生溝通及管理上的困擾，但是在導入工具之後，現在專案過程中的任何會議紀錄發布或修改，都可以藉由發送URL，讓相關人等連結到最新、最正確的文檔，輕鬆做到資訊同步。

資訊總管理處也贊同Interwoven WorkSite MP對於專案歷程的完整保存發揮了顯著的效益。只要落實對使用者的規範，專案的追蹤事項、FAQ的匯集等，都能夠詳實地被記錄在系統內，協助高層增加對專案的掌握度，更讓公司能夠從專案中累積寶貴的經驗與知識。

在Interwoven WorkSite MP提供的諸多功能中，資訊總管理處特別推薦「虛擬辦公室」的概念。MailBox收件箱的設計，讓專案經理能夠很方便地把專案過程中討論往返信件存留下來，而討論區、新聞發佈等協作功能，也對形成團隊認同和凝聚團隊士氣很有幫助。另外，利用Interwoven WorkSite MP所預建各樣專案模版，更能夠幫助專案經理快速進入狀況，達到加速專案進度的效果。

結語

這項系統導入專案的成效令國泰世華銀行資訊總管理處感到滿意，但也提及過程中不足為外人到的甘苦。

在導入過程中，資訊總管理處遭逢了二大挑戰。第一是如何預設使用者的需求來規劃系統、訂定功能；第二則是伴隨新工具導入而來的新制度和規定，如何順利地讓使用者接受、愛用這個新的系統。「有同仁在試用系統的過程中不斷提出使用上的問題，結果他在熟悉了系統的架構及功能之後，向我們大力稱讚這套系統！這讓我們慶幸做了正確的選擇。」許多這樣直接的正面迴響，讓主要負責此系統導入的專案經理感到相當欣慰。

未來，國泰世華銀行資訊總管理處將持續深化Interwoven WorkSite MP協同式文件管理解決方案的功能，更希望讓它與同仁的工作更緊密地結合在一起，成為驅動資訊總管理處效率與績效的最佳推手！