美國花旗銀行

全球知名的金融機構花旗銀行(Citibank)，為了有效地加速IT專案的執行效率與品質，特地導入協同式文件管理系統，在節省專案管理成本的同時，更成功地提升了公司的專案管理能力。

在花旗銀行的每一個IT開發專案中，大約都需要產製、檢視及簽署約20至25份的文件，而花旗銀行平均每一個月大約都有十個IT專案被發動，而這些IT專案都有許多企業內、外部的團隊參與其中，包括公司內部即將採用這些資訊系統的多個營運部門、IT專案管理暨資訊架構設計部門、設備管理單位，以及外部的系統整合商與委外資訊廠商等等。

由於集團內同時有許多的IT專案在同步進行，使得花旗銀行在日常的IT專案執行與管理上，遭遇到許多的問題與挑戰。首先是，沒有建立專案文件的管理系統，使得專案成員們很難去尋求到個人所需要的檔，而且就算在眾多分散資料庫中找到了可茲參考的歷史檔資料，但是也很難直接重複加以使用，如此一來，許多具有流傳價值的檔，也就因而消失，無法將企業寶貴的專案經驗傳承給後人。而就算是已經被集中儲存的部分檔，也因為欠缺足夠的能見度與詳實的說明解釋，而不容易為有需求的人去發現、並進而使用。並且，許多專案檔都是紙本的型式，又經常需要跨部門去進行簽署，往往就形成了時間的浪費，而且專案的執行工作，也缺乏一致性的流程、品質標準與稽核方法。

為了一勞永逸地解決這樣的痛苦，於是在確認了公司內部的需求，花旗銀行發現文件管理（Document Management）軟體，就是改善公司既有作業流程窘境的最佳方案，於是經過對相關資訊工具的縝密研究之後，決定導入Interwoven WorkSite MP，來解決愈來愈棘手的IT專案管理作業。

而在文件管理系統上線啟用之後，過去一直困擾著花旗銀行的專案執行效率不彰以及管理不易的痛苦，很快地便獲得了顯著的改善。在這虛擬的IT專案管理平臺上，專案相關人等都能夠集中化地存放所有預先設計好的專案管理文件模版(Template)、e-Mail的往返紀錄、參考檔、議題清單以及最終的檔成品，專案團隊有了一個有效互動與協作的空間，不僅是大幅增進了專案執行的效率，也由於所有專案的完整歷程中的內容都能夠被系統化地有效分類與儲存，因此之後的專案檔產製也更加簡單而快速。

首先最明顯的效益，就是成員們對既有內容資產的利用率顯著地提高了，因此生產力大幅提升，平均每個專案成員每個月可以節省約5個工作小時，由於毎個小時的人力成本約新幣50元(相當於台幣1,000元)，而採用此一系統的IT人員共約有300名，因此，花旗銀行在專案管理上的成本約減少了約近2千萬台幣的財務支出。並且，更能夠堅守IT系統品質標準承諾的前提之下，花旗銀行得以減少用於協調溝通的時間耗費，也減少了部署新的IT解決方案與系統所需要花費的時間，更增進了對IT工具啟用後的服務與維護品質。