華夏基石

        隨著時代的發展，企業提高競爭力不再單純依賴企業產品品質的提高，對於原有資訊價值的挖掘、降低企業內部消耗都成為企業新的關注焦點。而區域性合作與全球化發展的趨勢下，企業越來越重視知識（特別是隱性知識）的積累和利用。根據某著名諮詢機構的研究報告表明：企業中有超過80%的流程都是以”內容”為核心，而且內容量每年更都有爆炸性的巨量成長。因此，知識管理成為近幾年繼ERP、CRM、BI等系統之後的又一企業資訊化建設焦點。

        邁入新世紀以後，企業將面臨來自多方位的全面競爭，因此如何發揮企業現有資源，更好為企業服務成為管理者思考的重要問題。華夏基石管理顧問集團（簡稱華夏基石）作為一家專業從事教育培訓、管理諮詢的諮詢顧問公司，深刻認識到知識就是企業發展的原動力。因此，華夏基石最終決定建立內部的知識管理平臺，用於完善企業的知識採集、存儲和再利用。

面臨的挑戰

        華夏基石通過對市場中同類產品的調查和評選，最終採用了美國Interwoven公司提供的內容管理解決方案—WorkSite MP。WorkSite MP是Interwoven公司獲得專利技術的核心產品，目前已被全球數千家企業成功應用。他在保護企業智慧資產、提升生產力、降低運營風險等方面都有顯著的功效。在華夏基石與Interwoven的合作初級階段，Interwoven對華夏基石的業務內容和流程進行了全方位的調查，在瞭解了具體情況，並同各部門進行深入探討之後，總結出華夏基石知識管理平臺最迫切要解決的問題如下：

        首先，以專案為基礎的業務模式對協同合作的要求很高。華夏基石是一家專業的諮詢公司，專案是諮詢公司生存的根本。雖然公司設立了不同部門，但是由於專案的特點，經常會出現多個部門共同協作完成一個專案的情況，專案組內的成員各自的專長也不盡相同。這種以專案為基礎的業務模式更加靈活，能夠發揮人員的特長。但是，這種模式也必然會引起一些問題，如：同一專案組內的人員由於跨部門很不容易協調；各部門之間的工作流程和文檔模式也可能不一樣。這些問題都給專案組成員合作帶來了一定的困難。因此，華夏基石希望能夠建立一個符合業務模式的協同合作平臺，從而實現跨部門、跨地區的合作。

        其次，無法做到知識積累，導致資源浪費。以專案為導向的模式導致了專案相關內容分散在企業的各個地方，很難統一管理，這就為今後的查詢帶來了很大的難度。當專案結束一段時間之後，很難再找到完整的專案資料，更不要提知識的積累和再利用了。而事實上，這些內容和知識是在實際工作中總結積累下來的，是企業真正的Knowhow。此外，很多知識特別是隱性知識，如：蘊藏在組織成員中的經驗、感覺、洞察力、方法、訣竅等，存放在他們的腦子裏，如果這些人員離職或調動，就會造成知識的流失，而新的職員接替由於不具備這種知識，就會需要重新積累，不僅成本費高，還降低了企業效率。

        在此，內容繁多無法高效利用。在專案的進行過程中會產生大量的文檔，這些文檔可能會被多個項目組成員同時修改，這樣必然會產生多個版本很難管理。特別是當企業面臨跨地區專案合作時，如果缺少適當的機制，就會導致來往資訊不斷，重複的資訊會充斥著專案成員，容易導致效率低下。此外，大量的文檔使得查詢變得困難。員工需要花費大量時間去搜索相關資料，還可能因為找不到文檔或者找不到正確的版本導致需要重新製作，這必然會影響華夏基石的工作效率。國外研究機構的調查結果也證實了這一點：平均每個知識工作者每星期投入9.5個小時在搜尋所需的資訊。但事實上，管理內容所需的時間，有高達60-80% 的時間被平白浪費掉。

        最後，缺少良好的自主式交互平臺。出差對於華夏基石的員工來說是在正常不過的，分散在各地的成員互相之間交流相對比較困難，同時，出差在外的員工很難將公司所有資料都帶在身邊，這樣在需要的時候很難第一時間展示給客戶，必然會影響專案的進行。另一方面，客戶經常會提出要求，希望獲得某些方面的資料，而這些資料的查找和發送必然會影響到相關人員的正常工作。所以，華夏基石希望能夠在確保安全的前提下，為出差在外的員工和客戶提供一個主動性更強的自主式交互平臺，從而提高工作效率。

解決方案

        在瞭解了華夏基石面臨的挑戰之後，Interwoven為其制定了相應的解決方案。WorkSite MP能夠為團隊協同合作提供最強大的基礎，特別針對複雜流程的檔，能改善組織決策過程、並加速執行效率，平均可提高效率達40%。針對華夏基石的業務特點，將知識管理平臺分為文檔管理、業務流程管理，以及交互平臺三大主要職能：

文檔管理

        文檔管理是指擷取、開發、管理、檢閱、核准及保存文件的能力，也是此次華夏基石建立知識管理平臺的核心。它包括放入∕取出、版本控制、全文檢索和關鍵字索引字搜尋，以及檔層級的安全性和許可權等功能。能夠將企業所有內容，包括檔、電子郵件及附件、掃描圖檔等，統合儲存在一個安全且集中式的知識庫中，並根據不同的專案進行分類存儲，這樣可以確保同一專案的全部文檔得以全部保存，避免了企業智慧資產的遺失。

        同時，系統還能夠建立完整的權釋資料(metadata)，為每個文檔載入智慧標籤，使得文檔的查找更加迅速準確。這樣，即便是新員工，在審閱相關文檔後，也可以迅速瞭解專案情況以及相應的處理方法，能夠用最短的時間提高員工的專業能力，降低了企業運營成本。此外，系統可以將專案不同階段的全部內容保留下來，即便一些員工離開，他的專案進行步驟、遇到問題時的解決方法等資訊，還是可以通過這些內容展露出來。這樣，一些隱藏在員工腦子中的隱性知識就會沉澱下來，並得以共用，成為企業的獨特資產。

        系統能夠支援各種類型的文檔，除了普通的電子檔之外，還能夠將從傳統擷取裝置（如掃描器和傳真伺服器）中獲取的檔，通過專業工具，轉換成可用且可擷取的資訊，並直接輸入指定的工作空間或資料夾，自動加上索引以供全文搜尋。檔影像的索引資料會直接匯入為檔摘要資訊，不需要人工輸入資料，大大的節省了人力。

業務流程管理

        通過業務流程管理功能，華夏基石可以靈活定義具體專案的作業流程，WorkSite MP提供工作流程設定、員工之間的通知、檢閱及核准流程制定、整合其他應用系統以取得資訊、進行驗證、甚至自動轉換資料等功能，實現核心業務流程標準化及自動化。

        使用者能將文件和整個協同式工作空間列入記錄，並套用其保存規則。記錄一旦產生後，使用者將無法修改。任何人只要存取任何檔，或是在檔上進行任何變更，都會在系統中留下紀錄，便於日後查詢，這對於華夏基石起草文件等文件工作具有相當的重要性。而管理控制臺能夠執行複雜的查詢並產生報告，提高華夏基石的監管力度。

交互平臺

        通過WorkSite MP建立了一個虛擬空間，使得某個專案組的成員可以自由的溝通。公司論壇分為公共論壇和專題論壇，員工可以通過論壇進行問題的探討。WorkSite MP具有完善的許可權設定功能，只有獲得許可權的人員才能訪問相應的內容。因此，華夏基石可以向客戶放開部分許可權，使得客戶可以登錄，自主的查詢所需要的資源內容，從而減少了華夏基石員工的工作量。

        此外，WorkSite MP還支援可離線使用的工具，便於使用者下載整個專案相關的資訊和檔，以方便在離線時 (例如在飛機上、客戶辦公室或在路上) 供本機電腦使用。等到重新與網路聯機後，WorkSite MP 會自動同步化更改過的檔和專案資訊，以即時更新系統內容。這樣，即便出差在外的人員只要能夠重新與網路聯機，便可獲得最新的全部資訊，並且可以第一時間展示給客戶。

效益及專案狀況

        由於WorkSite MP能夠同企業現有的管道進行整合，避免了不同系統或介面的來回切換，無須改變員工的操作習慣，使得該項目能夠迅速得到華夏基石員工的使用和認可，目前已經在全集團範圍多部門，多個子公司同時使用。通過實施Interwoven WorkSite MP解決方案，華夏基石獲得具體收益如下：

• 建立了公司統一的知識採集平臺與知識應用平臺。可以實現在工作中的知識管理，而無需專業人員對內容和知識進行收集和整理。
• 用於協助企業更好的管理知識資產，快速建立豐富經驗的團隊，提高企業現有資源的利用率和價值，創造企業新的核心競爭力！
• 知識管理平臺能夠提供資訊的智慧化工具，使得查詢適當的資訊和知識變得異常輕鬆。同時確保所找到資訊的準確性，從而提高了企業的生產效率。
• 知識管理平臺還提供了相應的工作流程管理機制，通過預先的設定，確保企業的每一項工作都符合正確的流程，從而最大程度的避免了錯誤的發生，同時，也明確了責任。
• 建立了高效率的協同工作平臺，使得專案組成員能夠忽略地域空間，共同的針對項目進行探討，並完成相應文檔，而不會造成版本混亂等問題。
• 構建與外部良好的交互平臺。

        通過實施該產品，華夏基石在全公司範圍內建立了統一的知識採集和應用平臺，能夠更好的積累人文知識，梳理內部的作業流程，實現跨地區、跨部門的協同化管理。現代化的資訊工具使得華夏基石在未來的市場競爭中如虎添翼，必將形成自己獨特的核心競爭力。