如何選用好的文件管理解決方案來管理標準作業流程(SOP)?
標準作業流程(SOP，Standard of Process)文件是業務運作與公司治理的重要依循，因此SOP文件管理制度的落實，不僅能夠增進企業運作的效率，亦能有效降低企業的營運風險，是故，愈來愈多企業、尤其是致力降低經營風險的金融服務業者，開始將行政辦法規章的制定與推廣納入到管理重點之一，也因此引發了協同式文件內容管理解決方案的導入熱潮！
SOP：帶動「協同式文件管理」導入熱潮
SOP的重要性不言可喻，但不諱言的是，多數企業並未建立足夠嚴謹的管理制度。我們觀察到當今許多企業對改善SOP文件管理工作的期許，它們往往不脫以下項目：
首先，各部門SOP規章沒有被具體文件化，迫切希望建立制度；
其次，SOP文件散居各處，希望能夠將其集中管理與分享；
第三，工作執行沒有SOP可供遵循，致使溝通成本增加，希望建立標準化的流程；
第四，業務執行成果常因人而異，希望建立穩定、優異的工作品質；
第五，文件內容的量與質差異性很大，希望提升SOP文件的品質；
最後，擔憂機密文件外流，尤其是常見的人員職務調動，如無法在權限管理上及時反應，就可能出現安全上的漏洞，故希望建立嚴謹的控管與稽核制度。
事實上，當我們問到企業推動SOP文件管理的目的，答案經常很簡單，就是希望「在公司的嚴格督管下，幫助需求者在最快的時間內找到最適用的文件」，而這也是Interwoven協同式文件管理解決方案之所以能夠受到最多企業青睞的原因。因為它可用以建立一套有效率的內容創建、分享及管控機制與流程，符合企業對SOP文件管理的所有想像。
導入SOP文件管理應用
在推動SOP文件管理專案之前，您必須在下述三個階段中思考不同的問題：
步驟1：將「現有文件e化與存檔」
有多少傳統紙張形式的內容需要被數位化？
現有的電子資訊文件多以何種格式儲存？是否有影音格式的內容？
如何辦理現有文件e化？由哪個單位負責？人力投入程度？所需設備為何？
步驟2：進行簡易清晰的「文件呈現與管理」
如何讓內勤員工、業務同仁、合作夥伴或客戶輕易找到所需資訊？
如何進行文件分類與呈現？
如何辦理文件資訊更新管理？每週、每天、甚至是每小時不同頻率的更新需求如何執行？
步驟3：從檔案管理的層次晉升至「知識管理」的思維
文件分類系統或結構應如何被更新或延伸？
公司的資訊文件管理政策為何？
在釐清了這些攸關導入成效的關鍵性問題之後，您更必須清楚掌握工具，也就是知道如何透過完善的軟體功能，來實現您對SOP文件管理專案的規劃。完整之SOP文件管理的應用，大致可分為SOP文件的製作、管理、發布歸檔等三大領域
SOP文件管理的流程設計
當導入協同式文件管理解決方案建置SOP管理平台之後，從此，當某項業務流程由經辦單位創建出來，由該單位主管確認過後，有些公司會由風控部門或企劃部門統籌管理，成為「作業規範中心」與傳承的「制度」。
Interwoven協同式文件管理解決方案可將企業的SOP文件管理環境分為兩個工作區：
1. SOP製作區，廣泛由各業務單位，如個金、法金、信用卡、投資、企劃部等產出內容，並在上載文件時進行文件類型分類、瀏覽權限、關鍵字的設定；接下來，經各部門跑審批流程後，最後由負責的單位，如風控或企劃部門凍結這份文件；
2. SOP最終分享區，所有SOP文件將依據各自之屬性歸類，配合登入者的許可權，檢視及尋找被授權的檔，方便做知識的傳承。
進行SOP文件上載與審核時，可以單筆輸入，也可以多筆資料批次上載。上傳檔案後，首先完成屬性、權限、文件主附從屬關係的設定，然後再透過GUI介面去輕鬆設定該文件的審核流程，設定完成後系統便會以eMail通知相關人員去進行審批，當批示通過後，文件便會依據原先制定好的規則被發佈與歸檔。值得一提的是，在上傳文件時，原創者還可以選擇當這份文件通過審核之後是否要轉成唯讀、不可更動的PDF格式檔案，顧及文件的機密性與安全性。
尤其值得一提的是，由於Interwoven協同式文件管理方案的安全控管機制可直接和AD與LDAP整合，更可直接降低資訊部門在設定權限時的負擔與增進上線的效率。
Interwoven協同式文件管理解決方案運用於SOP文件管理的四大效益
面對多數企業所遭遇到SOP管理的議題與改善期許，Interwoven協同式文件內容管理正是最佳的解決方案，因為它能夠協助企業建立高效率的SOP文件管理平台，為企業提供：
創建階段時的文件分類
審核流程與批審
查詢與分享機制
嚴謹的安全控管機制
簡而言之，Interwoven協同式文件內容管理解決方案將為您帶來以下的效益：
1.經驗與知識的傳承
建立SOP文件知識庫，讓「有價值」之SOP文件和歷程智慧得以被保存。
2.容易使用之數位化、知識導向的設計架構
將SOP文件有系統地保管，藉由樹狀瀏覽的文件邏輯、SOP文件屬性以及關聯性查詢，讓有權限的同仁能夠容易搜尋、瀏覽、下載、分享或列印其所需要的文件。
3.節省人工製作與整理文件的成本，加速文件收集的效率
自動化各部門製作文件與審核的流程，可省卻可觀的溝通時間與成本；而風控或企劃部門則只需彙整、統計與管理，避免收集後人工處理作業的繁重負荷與無效率。
4.提升員工的工作效率與品質
藉由「流程」以及「SOP文件格式」的標準化，讓員工在面對工作任務時有可靠的參考範本與一致性的依循標準，有助於增加員工的生產力。
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